Die Unterlagen werden im Archiv geordnet, erschlossen und für die Nutzung bereitgestellt. Sie stehen, sofern keine Sperrfristen zu beachten sind, Historikerinnen und Historikern sowie allen interessierten Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung. Als Wegweiser zu den Beständen dienen die im Archiv erstellten Findbücher und elektronische Findmittel.
Das Stadtarchiv Erftstadt unterstützt die Benutzung, indem es etwa Archivalien und Bücher für wissenschaftliche und heimatkundliche Forschungen zur Verfügung stellt, schriftliche Anfragen zur Stadtgeschichte beantwortet und Arbeiten von Studenten und Schülerprojekte unterstützt.
Aber wozu muss überhaupt archiviert werden? Die im Stadtarchiv verwahrten Unterlagen bilden – neben signifikanten Bauwerken oder kulturellen, politischen und wirtschaftlichen Traditionen – das historische Erbe dieser Stadt, welches es zu bewahren und weiterzugeben gilt. Durch seine Tätigkeit gewährleistet das Stadtarchiv zudem einen wesentlichen Beitrag zur Sicherung der Kontinuität und Transparenz öffentlichen Verwaltungshandelns, indem noch Jahrzehnte später Entscheidungsprozesse der Verwaltung nachvollzogen werden können. Gleichzeitig dient das Archivgut der eigenen Verwaltung für interne Zwecke.
Das Stadtarchiv beschränkt sich keineswegs auf das in der städtischen Verwaltung entstandene Schriftgut. Auch private Unterlagen von Personen, Vereinen, Parteien, Firmen und Institutionen werden archiviert, um das städtische Leben möglichst umfassend zu dokumentieren. Das Stadtarchiv sucht daher für seine Sammlungen laufend ortsbezogenes Schrift- und Bildgut aus früheren Zeiten oder auch aus der jüngeren Vergangenheit: Urkunden, Gesellen- und Meisterbriefe, Protokollbücher, Pässe und Passierscheine, Tagebücher, Plakate, Karten und Pläne, Firmenprospekte und vor allem: alle Arten von örtlichen Ansichtskarten und Fotos.