Die Maxime „quod non est in actis, non est in mundo“ (was nicht in den Akten ist, ist nicht in der Welt), die dem Verfahrensrecht am Reichskammergericht entnommen ist und das so genannte Schriftlichkeitsprinzip bei Streitverfahren regelt, wird gern in Zusammenhang mit Archiven als Aufbewahrungsort authentischen Schriftguts genannt. Doch die Aufgaben eines Archivs gehen weit über die Verwahrung von Schriftzeugnissen im Original hinaus. Grundsätzlich ist jede öffentliche Verwaltung dazu verpflichtet, dem Archiv das nicht mehr für den laufenden Geschäftsverkehr benötigte Informationsgut anzubieten. Dieses umfasst nicht nur Schriftgut in Form von Akten, Druckschriften, Karten- und Planmaterial u. v. m., sondern auch Bild- und audiovisuelles Material sowie zunehmend elektronische Daten.
Nach dem Archivgesetz NRW[1] und dem Gesetz zur Änderung des Archivgesetzes vom 11. September 2014 ist das Stadtarchiv generell eine kommunale Pflichtaufgabe. Das Stadtarchiv Erftstadt[2] ist im Vergleich zu den umliegenden Archiven, trotz seiner vielfältigen und umfangreichen historischen Bestände, eine recht junge Bildungs- und Forschungseinrichtung. Der erste Archivar, der von 1983 bis 1989 für die Stadt Erftstadt tätig war, war der Quereinsteiger Jakob Urbach (1928-2015). Ihm folgte bis 2001 der stellvertretende Amtsleiter im Kulturamt Dieter Hoffsümmer. Seinem ausgeprägten historischen Verständnis ist es geschuldet, dass er zudem von 1991 bis 2005 im Redaktionsteam des Jahrbuches der Stadt Erftstadt federführend mitwirkte.
Erst seit dem 1. Juli 2001 wird das Archiv der Stadt Erftstadt von einem Facharchivar geleitet. Bisher wurde die Stelle von folgenden hauptamtlichen Archivaren besetzt:
- 2001 – 2006 Diplom-Archivar Udo Müller
- 2007 – 2011 Diplom-Archivar Ralf Othengrafen
- Seit 2012 Dr. phil. Frank Bartsch M.A.
Die ersten Jahre standen zunächst im Zeichen des Aufbaues. Nunmehr steht das Archiv der Bürgerschaft zu Recherchen und Einsichtnahmen in Archivalien voll und ganz zur Verfügung. Dies wird in steigendem Maße angenommen. Zudem werden im Archiv Fach-, Haus-, Seminar-, Master-/ Magister- und Doktorarbeiten von Schülern, Studierenden und Doktoranden betreut und Archivführungen für Schulklassen und Interessierte durchgeführt.
Gesetzliche Aufgaben des Stadtarchivs
Zu den zentralen Aufgaben des Stadtarchivs gehören die Übernahme, Erschließung und Bewertung aller archivreifen bzw. archivwürdigen Informationsträger kommunaler Provenienz.
Dies umfasst konkret folgende Tätigkeiten:
- Übernahme aller Informationsträger (Aktenschriftgut, Karten-, Bild-, Film- und Tonmaterial und maschinenlesbare Datenträger) der Stadt Erftstadt und der Stadtbetriebe unabhängig vom Schriftgutträger; Bewertung des Schriftguts nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, daraus resultierend Freigabe zur Kassation (Aktenvernichtung) oder zur dauerhaften Überführung in das Archiv (Archivwürdigkeit)
- Erschließung des Archivguts, Erstellung von Findbüchern, sachthematischen Inventaren und anderen Findbehelfen zur Schaffung optimaler Benutzungsmöglichkeiten und somit Ermöglichung der wissenschaftlichen und heimatkundlichen Forschung sowie Nutzung durch Schülerinnen und Schüler
- Gliederung der Bestände und Bestandsgruppen, Darstellung der Archivtektonik, Erstellung bzw. Fortentwicklung einer Beständeübersicht
- Veranlassung von Konservierungs- und Restaurierungsarbeiten
- Auswertung der örtlichen Presse und anderer Veröffentlichungen.
Die Schriftgutverwaltung beinhaltet sowohl die Beratung und Betreuung im Rahmen der Querschnittsfunktion innerhalb der Stadtverwaltung in Fragen der analogen und digitalen Schriftgutverwaltung, als auch die Mitwirkung bei der Einführung von DV-Systemen in der Stadtverwaltung hinsichtlich der Archivfähigkeit zu übernehmender Daten.
Die Leitung des Archivs – als Bestandteil des Amtes für Schulverwaltung, Kultur, Sport und Musikschule – obliegt den Stelleninhabern in eigener Verantwortung. Daraus resultieren weitere Aufgabenbereiche, wie z. B.
- Vertretung der Interessen des Archivs innerhalb und außerhalb der Verwaltung
- Bestimmung der Ziele, Grundsätze und Richtlinien für die Arbeit des Archivs in formeller und materieller Hinsicht
- Klärung von Grundsatzfragen der vorarchivischen Führung und Verwaltung von Informationsträgern (Aktenordnung, Aktenplan)
- Weiterentwicklung des Fachgebietes und des Schrifttums
- Erarbeitung der Benutzungsmodalitäten für interne und externe Benutzerinnen und Benutzer (Benutzungsordnung, Benutzungsantrag, Benutzungssperre, Aktenausleihe etc.)
- Entscheidung über Einsatzmöglichkeiten der EDV in allen Bereichen des Archivs
- Grundsatzentscheidungen bezüglich der Raum-, Einrichtungs- und Archivtechnikfragen
- Gewinnung, Betreuung und Anleitung von ehrenamtlichen Mitarbeitern und Praktikanten.
Aufgrund der akademischen und beruflichen Qualifikationen des derzeitigen Stelleninhabers, als promovierter Historiker mit den Forschungsschwerpunkten Rheinische Geschichte und Geschichte der Stadt Erftstadt werden zahlreiche zusätzliche qualifizierte Aufgaben wahrgenommen, die weit über den gesetzlichen Anforderungen liegen und bereits zu einer quantitativen und qualitativen Aufwertung des Archivs geführt haben. Das Archiv ist so u. a. in der Lage, Anfragen von Forschungseinrichtungen (insbesondere Lexika, Monographien, Spezialliteratur) zu erftstädtischen Gegebenheiten präzise und umfassend zu beantworten. Dadurch ist Erftstadt auch in der Fachliteratur wieder stärker vertreten, was zu einer Steigerung des Bekanntheitsgrades der Kommune führt (Stichwort: verstärkte Außenwahrnehmung).
Neuerwerbungen aus Privat-, Firmen- und Vereinsbesitz (Nachlässe, Sammlungen und Schenkungen)
Um der Zukunft die Vergangenheit und Gegenwart zu erhalten, reicht das Informationsgut der Verwaltung allein nicht aus.
Ein besonderes Anliegen des Stadtarchivs ist die Akquise. Neben der Sicherung von Verwaltungsschriftgut ist es das Bestreben des Stadtarchivs, wertvolle Archivalien, Sammlungen, Nachlässe und Objekte von stadthistorischer, regionaler und überregionaler Bedeutung aus Privat- und Vereinsbesitz zu erhalten, um diese ebenfalls dauerhaft der Allgemeinheit und der wissenschaftlichen Forschung zur Verfügung stellen zu können. Diese zusätzliche Überlieferung bzw. Ergänzungsdokumentation dient dazu, die Vielfalt und Entwicklung der Stadt über einen längeren Zeitraum möglichst umfassend zu dokumentieren. Solcher Art Bestände von Privatpersonen und Vereinen stellen eine wichtige Ergänzung zur amtlichen Überlieferung dar.
2003 gelang es beispielsweise mit Hilfe der Öffentlichkeit, Archivalien der ehemaligen Renteiverwaltung Gracht, die seit 1957 zerstreut waren, im Stadtarchiv zu einem Bestand „Sammlung Schloss Gracht“ (Zeitraum 1563 – 1955) zusammenzuführen. Mittlerweile sind diese Archivalien über eine Datenbank erschlossen und ergänzen das Familienarchiv Wolff-Metternich zur Gracht bei der Vereinigung der Adelsarchive im Rheinland e.V.
In den letzten Jahren konnten einige herausragende Sammlungen und Exponate dauerhaft oder als Dauerleihgabe für das Stadtarchiv gesichert werden, auf die auch die örtliche Presse aufmerksam machte, so beispielsweise die stadthistorisch bedeutende und umfangreiche Foto- und Heimatsammlung Erp (Sammlung Magret Jüssen), die in Kooperation mit dem LVR-Institut für Landeskunde und Regionalgeschichte nach archivischen Gesichtspunkten erschlossen und wissenschaftlich bearbeitet wird.[1]
Ferner erhielt das Archiv aus Privatbesitz den schriftlichen Nachlass der jüdischen Familie Schwarz aus Lechenich – einen sogenannt Geniza-Fund von überregionaler Bedeutung, der zu gegebener Zeit wissenschaftlich aufgearbeitet und der Öffentlichkeit im Rahmen einer Ausstellung vorgestellt werden soll.
Einen besonderen Stellenwert in der Stadtgeschichte nehmen die traditionsreichen Schützenbruderschaften – mit ihrer zum Teil jahrhundertealten Tradition und qualitätsvollen Überlieferung (Schützensilber, Statuten, Protokollbücher) – und alteingesessenen Vereine ein. Einige haben ihre Archive – als große Bereicherung –bereits dem Stadtarchiv zur Verfügung gestellt oder ganz überlassen.
Hierbei ist insbesondere die St. Sebastianus Schützenbruderschaft Lechenich hervorzuheben, die zu den ältesten in der Stadt zählt. Bereits 1508 wird diese erstmals erwähnt. Ihre Gründung liegt vermutlich im 15. Jahrhundert, als sich das Schützenwesen vor allem aus dem flandrischen und nordfranzösischen Raum auch im Rheinland etablierte. So übergab die St. Sebastianus Schützenbruderschaft Lechenich e. V. 2017 dem Stadtarchiv ihre wertvollen Protokollbücher und Statuten, die bis 1730 zurückreichen, das historische Königssilber (von 1743 bis 1982), ein Cassabuch (1906-1969), eine Fotodokumentation der Schützenkönige (1888 – 1978) und eine historische Fahne von 1879.
Diesem Beispiel folgend, überreichten die – mittlerweile aufgelöste – St. Sebastianus-Schützenbruderschaft Erp (Ersterwähnung 1602) ihr vollständiges Archiv (inkl. Schützensilber) und die St. Sebastianus-Schützenbruderschaft Bliesheim als Depositum ihr historisches Protokollbuch (1927-1959) an das Stadtarchiv. Mitte des 19. Jahrhundert blühte auch in hiesiger Region das Vereinswesen auf. Von diesen alteingesessenen Vereinen bereicherten beispielsweise der Männer-Gesang-Verein Lechenich e.V. (gegr. 1850) und der ehemalige Männer-Gesang-Verein Friesheim (gegr. 1889) die Bestände des Stadtarchivs. Der älteste Verein in Erftstadt, der Männer-Gesang-Verein 1850 Lechenich e.V., übergab dem Archiv als Depositum ausgewählte Exponate aus dem ersten Jahrhundert seines Bestehens, die in eindrucksvoller Weise das facettenreiche Vereinsleben in der Stadt dokumentieren. Eine Ausstellung von ausgewählten Exponaten wurde 2016 im Rahmen der „Erftstädter Kulturzeit“ mit einem Konzert des Vereins im Anneliese-Geske-Musik- und Kulturhaus präsentiert und stieß auf großes Interesse der Bürgerschaft.
Eine äußerst wichtige Quelle für die Geschichte der einzelnen Ortsteile stellen besonders die Schulchroniken dar, da in diesen – neben der Schulgeschichte – auch die Ereignisse und Begebenheiten des Ortes verzeichnet wurden. Obwohl Schulchroniken zur kommunalen Provenienz zählen und folglich in den Zuständigkeitsbereich des Stadtarchivs fallen, konnten in den letzten Jahren einige historische Schulchroniken aus Privatbesitz gesichert werden (Oberliblar, Friesheim). Es ist davon auszugehen, dass sich derzeit noch weitere Schulchroniken in privater Hand befinden – es fehlen bedauerlicherweise die Chroniken der Volksschulen Ahrem, Bliesheim, Dirmerzheim, Gymnich, Lechenich, Liblar-Dorf und Niederberg sowie der Höheren Schule zu Lechenich – wird an dieser Stelle dazu aufgerufen, diese dem Archiv zu übergeben und somit dauerhaft der Allgemeinheit zur Verfügung zu stellen.
Zahlreiche Heimatforscher/-innen und Wissenschaftler/-innen konnten bereits von den vorgenannten Neuzugängen profitieren und neue (Er-)Kenntnisse über die Erftstädtische Vergangenheit erwerben.
Bemerkenswert sind zudem die dem Archiv aus Privatbesitz übergebenen archäologischen Funde (Steinzeit, Römerzeit und Mittelalter) aus Liblar, Blessem und der Lechenicher Altstadt sowie aussagekräftige Objekte der Industriegeschichte aus Liblar, die allesamt die Archäologische Sammlung bereichern und nur darauf warten, der Öffentlichkeit präsentiert zu werden.
Wissenschaftliche Forschung und historische Bildungsarbeit
Die wissenschaftliche Forschung macht einen Großteil der archivischen Tätigkeit aus. Hierzu zählt insbesondere:
- Erforschung der Orts-, Stadt-, Regional- und Landesgeschichte, Kunstgeschichte, Volkskunde und Archäologie
- Verfassen, Erstellen, Herausgeben von sowie Mitarbeit an entsprechenden Publikationen, z. B. Jahrbuch der Stadt Erftstadt, Schriften des Geschichtsvereins Erftstadt e. V.
- Konzeption und Durchführung von Ausstellungen (anhand von Objekten aus städtischem und privatem Besitz)
- Führungen durch das Archiv und durch Ausstellungen
- Organisation und Durchführung von Vorträgen zur Stadtgeschichte
- Publikation von Informationen zum Stadtarchiv und von Findmitteln, auch mit Content-Management-Systemen im Landesarchivportal „Archive in NRW“
- Vertretung der Interessen des Archivs in der Öffentlichkeit
- Kooperation mit Universitäten, Fachhochschulen, Museen und Gedenkstätten
- Betreuung und Unterstützung der wissenschaftlichen und stadthistorischen Forschung, u. a. bei Examens-, Master- und Dissertationsprojekten
Die Öffentlichkeitsarbeit und die historische Bildungsarbeit des Stadtarchivs sind vor allem geprägt durch den persönlichen Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern. Das Archiv versteht sich auch als Bildungseinrichtung, die das Interesse und das Bewusstsein für die Lokalgeschichte wecken und stärken, die regionale Identität fördern und kompetenter Ansprechpartner in allen Belangen der Stadtgeschichte sein möchte. Sowohl Bürgerinnen und Bürger vor Ort in den einzelnen Stadtteilen als auch Genealogen/-innen, Heimatforscher/-innen, Historiker/-innen und unterschiedliche wissenschaftliche Forschungseinrichtungen greifen oft und gern auf das Angebot zurück und nutzen die vielfältigen Bestände des Archivs.
Durch die regelmäßig angebotene Möglichkeit, ein Praktikum im Archiv zu absolvieren, werden junge Studierende bei ihrer wissenschaftlichen Arbeit und Berufsfindung unterstützt.
Das Stadtarchiv Erftstadt hat sich bisher u. a. mit zahlreichen historischen Vorträgen, Führungen beispielsweise während der „Erftstädter Kulturzeit“ und am Stadtjubiläum „45 Jahre Erftstadt“ beteiligt, die gut besucht waren und auf großes Interesse stießen.
In regelmäßigen Abständen bieten Ausstellungen – die besonders von Schulklassen unter fachkundiger Führung besucht werden – Einblick in die Stadtgeschichte. Folgende unterschiedliche Themenkomplexe wurden bisher behandelt: Migration im Wandel der Zeit, Erster Weltkrieg in Erftstadt, Römische Funde aus Liblar, Carl Schurz. Seit 2017 werden zudem im Foyer des Rathauses ausgewählte Objekte – Matronensteine aus Lechenich und Friesheim sowie historische Grenzsteine – aus der Archäologischen Sammlung des Stadtarchivs museal präsentiert, die auf reges Interesse stoßen.
Als publizistische Plattform zur Veröffentlichung von stadthistorischen Beiträgen – zur Wissensvermittlung und Förderung der lokalen Identitätsbildung – dienen u. a. das Jahrbuch der Stadt Erftstadt und die Schriftenreihe des Geschichtsvereins Erftstadt e.V.
Einen weiteren wichtigen Tätigkeitsbereich des Archivs stellt die enge Zusammenarbeit mit dem Geschichtsverein Erftstadt e. V. (gegr. 2002) dar. Der Archivar – qua Amt Schriftführer – unterstützt den Verein fachlich und organisatorisch bei zahlreichen Veranstaltungen, wozu beispielshalber wissenschaftliche Vorträge zählen.
Zu den einzelnen Heimat- und Geschichtsvereinen vor Ort – die mit der Homepage des Stadtarchivs verlinkt sind – bestehen ebenfalls enge Kontakte. Auf Initiative der Kulturabteilung finden regelmäßig Gesprächsrunden statt, die u. a. auf eine bessere Vernetzung untereinander und den Wissenstransfer abzielen. Mittelfristig dienen diese Kontakte vor allem dazu, die stadthistorisch relevanten Bestände vor Ort in die Bestände des Stadtarchivs zu integrieren, um diese fachgerecht zu erschließen und somit einer breiteren Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen.
Verschiedene Veranstaltungen und Projekte (Ausstellungen, Vorträge, Sammelbände etc.) fanden zudem auch in Kooperation – ergänzt durch Archivalien und Objekte aus dem Archiv der Stadt Erftstadt – mit der Arbeitsgemeinschaft der Archive im Rhein-Erft-Kreis sowie Stadt- und Kreisarchiv Düren, der Bürgerstiftung Erftstadt e. V. und einzelnen Schulen statt.
Zuletzt erschien 2019 der von Josef Wisskirchen herausgegebene Sammelband unter dem Titel „Verlorene Freiheit. Nationalsozialistische Schutzhaft 1933/34 im heutigen Rhein-Erft-Kreis“ unter Mitarbeit des Stadtarchivs.
Seit 2015 besteht zudem zwischen dem Archiv der Stadt Erftstadt und der Gottfried-Kinkel-Realschule eine Bildungspartnerschaft. Bisher fanden u. a. eine Führung zum Geburtshaus von Carl Schurz und eine gemeinsame Ausstellung zu Carl Schurz und Gottfried Kinkel in der Schule statt.
Archivleitung und archivfachliche Aufgaben
Die zentrale Archivaufgabe der Bewertung und Übernahme von städtischem Schriftgut wird insbesondere durch Schriftgutaussonderungen des Ratsbüros, der Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, des Rechts- und Ordnungsamtes, des Standesamtes, des Schulverwaltungsamtes sowie des Personalrates und der Schulen erfüllt.
Das Archiv der Stadt Erftstadt ist ein wichtiger und integraler Bestandteil der Stadtverwaltung und dementsprechend mit anderen Ämtern und Abteilungen vernetzt. Insbesondere mit der Pressestelle, dem Bauamt, der Unteren Denkmalbehörde, dem Planungsamt, der Wirtschaftsförderung und der Seniorenbeauftragten gibt es aufgrund von inhaltlichen Überschneidungen eine intensive Zusammenarbeit.
Zu den archivischen Aufgaben zählen ferner die Familienforschung und Erbenermittlung im Auftrag von legitimierten Dritten. Die inhaltliche und wissenschaftliche Erschließung und Erfassung umfangreicher Bestände wird fortgeführt (s. u.).
Die Auswertung der lokalen Presse gehört ferner zu den Aufgaben des städtischen Archivs. Neben der kontinuierlichen Pflege der Personendatenbank wird die Verzeichnung und Digitalisierung der umfangreichen Fotosammlung des Stadtarchivs fortgesetzt. Zahlreiche ortsgeschichtliche Publikationen sind mit Fotografien aus dem Stadtarchiv, die dort zu diesem Zwecke digitalisiert wurden, versehen.
Restaurierungsmaßnahmen
Die Restaurierung von geschädigtem Archivgut zählt zum Bereich der Archivpflege.
Als in einem Archivbestand Schimmelbefall festgestellt wurde, musste umgehend gehandelt werden. Es wurde nicht nur die Restaurierung der Archivalien veranlasst, sondern auch die Ursache – die extrem schwankenden Temperatur- und Klimawerte in den Magazinräumen des Archivs – mittels Einbau einer Klimaanlage behoben (Einbau Frühjahr 2015).
Stadthistorische Archivbibliothek
Die Bibliothek mit den Themenschwerpunkten Erftstadt, Rhein-Erft-Kreis, Kreis Euskirchen, Rheinische Stadt- und Landesgeschichte, allgemeine Geschichte, historische Hilfswissenschaften, Sozial- und Wirtschaftsgeschichte, Kunst- und Verwaltungsgeschichte sowie Volkskunde steht nicht nur den Archivmitarbeitern und den Mitarbeitern der Stadtverwaltung unentgeltlich zur Verfügung, sondern kann auch von allen interessierten Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden. Ihr Bestand umfasst mehr als 4.000 Bände und wird durch gezielte Neuerwerbungen und dank privater Spenden und Schenkungen ständig erweitert. Ebenso trägt ein reger Schriftentausch mit wissenschaftlichen Einrichtungen und historischen Vereinen zum Ausbau bei.
Erfordernisse für die Zukunft
Das Stadtarchiv Erftstadt verfügt derzeit über einen Büroraum mit zwei Arbeitsplätzen. Ein separater Benutzerbereich ist nicht vorhanden. Der einzige Benutzertisch steht im Büro des Leiters. Diese Situation bedarf mittelfristig der Optimierung.
Damit auch zukünftig das breite und interessante Angebot des Archivs noch mehr Interessierten zugänglich gemacht werden kann, ist eine bessere Raum- und Personalausstattung – wie dies beispielsweise in den Stadtarchiven von Kerpen/Erft oder Frechen der Fall ist – zur Verbesserung des Serviceangebotes erforderlich.
